Complex systeem: de onmisbare manier van kijken naar teams en projecten

De manier waarop we teams, afdelingen en projecten aansturen loopt vaak mank. Veel gangbare manieren van aansturen of reacties op ‘gedoe in het project’ werken averechts. We hebben er geen goede grip op. In dit artikel lees je wat de oorzaak daarvan is en hoe je dit kan veranderen. Dit heeft alles te maken met het verschil tussen complex en gecompliceerd.

Verkeerde bril

Onze inefficiënte aanpak komt niet door onwil of onkunde. Het komt doordat we op een bepaalde manier hebben leren kijken naar teams en projecten. Die kijk is gebaseerd op een verkeerde aanname. Deze kijk zat al in de oorsprong van ons management denken. Management theorie is ontstaan in de industriële revolutie op basis van het Scientific Management van ingenieur Fredrik Taylor. Ook al is dit type management al lang en breed achterhaalt, toch hebben weinig managers een andere wel effectieve kijk op teams en projecten aangeleerd gekregen.

Lineair en voorspelbaar

Wat is dan de manier van kijken die Fredrik Taylor ons heeft meegegeven? Hij zag organisaties als machines waar je alle onderdelen perfect moest afstellen. Elke handeling van iedere medewerker kon je onderzoeken, berekenen hoe deze het meest efficiënt was en optimaliseren. Wanneer je dit ontdekt had als manager van de fabriek, hoefde je er alleen voor te zorgen dat iedereen alleen nog maar handelingen op precies de voorgeschreven manier verrichtte. Hij was de godfather van spreadsheet management.

Deze aanpak werkte destijds zeer goed. Dat was omdat de meeste bedrijven toen een redelijk lineair voorspelbaar productieproces hadden. Nu leven we in een andere wereld, waar bijna geen enkel proces of project op ons werk lineair en voorspelbaar is. We leven in een steeds meer complexe wereld, en ons werk wordt ook steeds meer complex.

Het zijn niet alleen zijn kijk op werkprocessen die achterhaald is. Taylor’s beeld over mensen is ook flink verjaard. Hij zag mensen zo’n beetje als lineair te programmeren verlengstukken van de loopband, die je op een rationele manier kon motiveren om precies uit te voeren wat je had voorgeschreven. Net of ze een aan- en uitknop hadden. Tegenwoordig hebben we een veel completer beeld van mensen. We weten dat mensen complex zijn, dat ze niet één centraal bewust beslissing centrum hebben, maar dat gedrag de uitkomst is van een cocktail van onder andere emotie, ratio, onbewuste overlevingspatronen, cultuur en groepsdynamiek. Als mensen in teams zelf al complex zijn, dan is het onmogelijk dat teams lineair en voorspelbaar zijn.

Als de eenvoudige bril van Taylor niet meer klopt, welke bril geeft dan wel een kloppende beeld van teams en projecten?

Gecompliceerd of complex systeem bril

Kijk voortaan naar teams door de ‘complex systeem’-bril. Door teams en projecten als complexe systemen te zien krijg je een veel beter inzicht van wat er speelt en hoe je ze het beste kan aansturen. Dit is anders dan een ‘gecompliceerd systeem’ bril waarmee Fredrik Taylor er naar keek.

Wat zijn de verschillen tussen deze twee type systemen?

Gecompliceerd systeem

Een gecompliceerd systeem is een samenspel van voorspelbare variabelen. Een voorbeeld van een gecompliceerd systeem is een vliegtuig. Het is ontzettend ingewikkeld, maar gebaseerd op natuurkundige wetten.

Typische eigenschappen van een gecompliceerd systeem zijn:

• Je kan het uit elkaar halen, en weer in elkaar zetten en het werkt weer.
• Elk afzonderlijk onderdeel heeft een beperkt mogelijke plekken in het systeem en beperkt mogelijke interacties. Meestal zijn er per onderdeel 2 mogelijke standen: het functioneert, of het functioneert niet: het tandrad zit op zijn plek en draait goed, of het zit niet op zijn plek en klemt)
• Je kan weten hoe de afzonderlijke delen interactie met elkaar hebben en welke effect dat heeft op het resultaat.
• Je kan zien dat bepaalde individuele onderdelen niet goed functioneren en die vervangen.
• Als je de beginsituatie weet is het mogelijk om de uitkomst te voorspellen
• Door een aantal variabelen te meten, kan je precies weten wat er in het systeem gebeurt. Je hebt controle.
• Je kan het systeem als geheel begrijpen

Complex systeem

In een complex systeem is opgebouwd uit voorspelbare en onvoorspelbare variabelen en er zitten feedback mechanismen in. Een voorbeeld is een vogel, of eigenlijk elk levend wezen. Het is niet alleen ingewikkeld, maar ook niet als geheel volledig te begrijpen.

Eigenschappen van een complex systeem zijn:

• Als je het systeem uit elkaar haalt, kan je het niet meer in elkaar zetten en op dezelfde manier werkend krijgen
• Soms zijn de onderdelen ook niet meer los van elkaar te halen. Ze hebben zich gemengd tot iets nieuws. 
• De verschillende onderdelen en variabelen reageren steeds op elkaar, versterken signalen of verzwakken die.
• Er ontstaat nieuwe patronen die niet te voorspellen waren: het gaat een eigen leven leiden.
• Het systeem als geheel heeft eigenschappen die anders zijn dan de optelsom van de eigenschappen van de onderdelen.
• Het systeem kan zich ontwikkelen door interne interactie en interactie met zijn omgeving.
• Het is niet te voorspellen hoe het systeem reageert op een stimulans van buiten. Wat doet de vogel als je een wormpje op drie meter van hem vasthoudt? Wat gaat hij doen als je een nestkast voor hem ophangt? Is zijn gedrag iedere keer hetzelfde? Nee. Weet je wanneer het verandert? Nee.
• Het is niet te voorspellen wat de invloed is van één onderdeel. Haal een hersencel of een spiertje weg: De vogel gaat zich misschien anders gedragen, past zich waarschijnlijk aan, maar hoe?
• Wat een onderdeel doet is ook afhankelijk van waar het in het systeem zit en wat daar de onderlinge patronen zijn. Elk onderdeel heeft daar zelf ook weer effect op.
• Elk onderdeel heeft veel meer mogelijke ‘standen’, niet alleen maar: functioneert wel of functioneert niet. Bedenk maar dat alle delen van de vogel voortkomen uit één cel. Alle cellen van de vogel zijn een kopie van deze cel, die zich verder gespecialiseerd hebben naar een bepaalde rol en functie. Een bepaalde groep cellen werden de hersenen, een andere groep cellen maakten de veren of werden de huid.
• De oorzaak van een probleem ligt nooit bij één onderdeel alleen. De oplossing dus ook niet.
• Het systeem als geheel is dus nooit als geheel te begrijpen. Je kan dus nooit volledige controle hebben en altijd voorspellen wat de uitkomsten zijn.
• Het systeem is alleen te benaderen met kansberekening, herkenning van patronen en versimpelde modellen. Grote kans dat de vogel elke ochtend een uitgebreid zingt en kwettert. Zeker weten doe je dit niet, sterker nog: je weet niet welke gebeurtenis er voor kan zorgen dat dit niet meer gebeurt. Je weet ook niet wanneer de vogel precies ophoudt met zingen, en waar hij daarna naar toe vliegt.
• De aansturing van het systeem is zelf ook onderdeel van het systeem en dus onderhevig aan de dynamieken en feedback loops. Het staat niet op afstand. Het is daarmee een illusie dat het mogelijk is om één centraal al-wetend en al-overziend control centrum te hebben.

Schijncontrole

Schijncontrole ontstaat wanneer je een complex systeem behandelt alsof het een gecompliceerd systeem is. Dus alsof je een team of project aanstuurt alsof het een gecompliceerd systeem is. Het lijkt aan de oppervlakte of je met KPI’s controle hebt over wat de leden van het team doen en over de richting van het team. Maar dit is geen werkelijke controle. In de bovenstroom (concreet uitgesproken afspraken over rollen en doelen) kan je wel afspraken maken over wat er moet gebeuren, dit geeft geen garantie dat het team dit ook doet. Dit wordt bijvoorbeeld duidelijk wanneer het team de targets niet haalt en je harder gaat drukken op de doelstellingen en controle. Wellicht heeft dat even het gewenste effect – totdat je merkt dat het team daardoor stuurlozer wordt. Er ontstaat weerstand en gedoe: de onderstroom is aan het werk.

Let wel: dit is niet omdat de mensen in het team niet willen. Er is een dynamiek ontstaan waar de mensen in het team in meegezogen worden.

Voorbeelden van de kijken met de ‘gecompliceerde’ bril.

Er zijn nog andere voorbeelden manieren van managen van een team die niet werken en voortkomen door de ‘gecompliceerde’ bril in plaats van de ‘complexe’ bril. Voorbeelden zijn:

• Eén persoon uit het team is het probleem. Die is altijd te kritisch of zit altijd in de weerstand. Als we die uit het team halen, dan is het probleem opgelost.
• Als we mensen met de juiste complementaire vaardigheden bijeen zetten, dan hebben we een goed team dat goed gaat presteren.
• De teamleden communiceren alleen met de manager en niet met elkaar. We geven een training feedback geven of een persoonlijkheidstest aan de mensen van het team – dan begrijpen ze elkaar beter en zullen ze beter samenwerken.
• Het loopt stroef tussen de teams op de afdeling: we maken een herindeling van de organisatie structuur, zodat de teams op een logische manier geordend zijn: nu gaan ze wel efficiënt samenwerken
• Het team maakt fouten in de kwaliteit: de manager gaat meer controle maatregelen nemen

Met de nieuwe bril aan het werk

Als je niet je team aan kan sturen als een machine, hoe dan wel?

Het is handig om eerst de teamdynamiek te leren kennen en te zien als eigenschappen van het team als geheel systeem.

Daarna is het belangrijk om zich en grip te krijgen op de onder- en bovenstroom.

Dat doe je door te kijken naar of alles goed neergezet is in de bovenstroom, doelen en rollen voor iedereen zeer duidelijk zijn. Daarnaast is het belangrijk om helder te krijgen welke dynamieken en patronen in de onderstroom spelen.

De enige manier om die patronen weer gericht te krijgen op het werken aan de teamdoelstellingen, is door het hele team gezamenlijk hiervan bewust van te maken en samen gezamenlijke verantwoordelijkheid te nemen. Een grote valkuil van leidinggevenden is om zelf te hard te gaan werken. Dit lost niets op. Sterker nog het houdt het team meer in de staat waarin ze zaten. Het meest effectieve wat je kan doen is om het team als geheel te ontwikkelen door deze drie fases van team ontwikkeling.

Mocht je eens willen brainstormen over jouw team om kijken wat de mogelijkheden zijn voor jou of jouw team? Neem contact via support@schoolofmavericks.com