December: alles rustig afmaken?

freakin-to-do-list1December is de maand van dingen afmaken. Weinig tijd om lekker een blog te lezen. Behalve natuurlijk als het je helpt om die zaken zo snel mogelijk af te maken. In dit blog wil ik twee tips geven over productiviteit. Eentje over hoe wij als mensen geboren planners zijn, en hoe je die kracht weer kan aanboren. En de ander over hoe je dit praktisch elke dag kan toepassen.


Je hoofd vrij

clear headDan komt het mooi uit dat ik net David Allen (van het boek, “Getting things done”) heb zien spreken. Hij heeft een manier gevonden om niets aan je hoofd te hebben, om in de staat waar je vrij bent te komen. En in deze staat kan je doen wat je impulsen en je intuïtie je ingeven. Gun jezelf creatieve ruimte. En zorg dat je niet ‘als een bal in een flipperkast overal heen geschoten wordt’.

 

TEDxAmsterdam

david allen GTDIk kon David Allen zien, doordat afgelopen week TEDxAmsterdam plaatsvond. Wat een feest was dat! Er waren daar alleen maar mensen met ‘shiny eyes’, alleen maar geïnspireerde, diep bewogen mensen die vol met inzichten en levensenergie weer naar buiten gingen. Zo gaaf. Dus als je even uitgeblust bent, kijk de talks op deze link. En daarna weer hard aan het werk!

 

Natuurlijke manier van plannen

Maar goed, om bij het punt te blijven; David Allen sprak over de natuurlijk manier van plannen, en hoe we dat in het normale leven niet doen. Hoe je hersenen van nature uitermate goede planners zijn en wat je kan doen om weer op de natuurlijke manier te plannen.

Je kan even snel het blog lezen of de video kijken. Alleen kom dan wel weer terug, omdat hieronder nog een aantal tips staan hoe je het dagelijks kan toepassen.

Hier is de link naar het filmpje.

Zorg dat je een pen en papier hebt als je het bekijkt. Want dan kan je het meteen toepassen op het project waar je nu mee bezig bent.

5-fase organisch model

Hij heeft ontdekt dat we een organisch plan model hebben dat uit 5 fase bestaat. Hij neemt hierin het voorbeeld dat je in het wild een beer tegenkomt en snel een plan moet uitvoeren om heelhuids weg te komen.

 

1. purpose

grizzly bearHet begint met een echt doel, iets dat je wil dat plaatsvindt. (Dit doet mij heel erg denken aan Simon Sinek “Start with Why”). Je wil snel weg, gewoon overleven. Duidelijk doel, toch?

 

2. vision of succes

Het volgende wat je automatisch doet is een beeld maken van hoe succes eruit ziet. In het geval van de beer: Veilig bij je zoon en vrouw weer thuis zijn, lekker warm bij de kachel een chocolade melk drinken. Zonder gapende wonden.

3. ideeën

Hierdoor ontstaat een spanning tussen de werkelijkheid en tussen wat je werkelijk liever zou willen. Je hersenen reageren hierop door dat gat te vullen. Ze vullen het met honderden ideeën die zouden kunnen helpen. Letterlijk een brainstorm. Is de beer groot en hongerig? Kan ik hem aan? Waar is de dichtstbijzijnde boom, kan ik rennen? Allemaal mogelijkheden flitsen door je hoofd.

4. structuur

Nu ga je rationeel nadenken. Je gaat de ideeën structureren. Op basis van logische volgorde of prioriteit. De volgorde: kalm blijven, stilzitten voor 10 seconden, naar de boom kijken en er langzaam naar toe bewegen. (ik weet trouwens niet of dit de juiste oplossing is wanneer je eenbeer tegenkomt, maar het is wat David Allen aanraadt, dus kom niet naar mij toe als het een keer misgaat, ok?). Hier kies je de drie meest belangrijke dingen die je moet doen. Een soort mini plan.

5. eerst volgende actie

Wat is de eerste zeer specifieke actie die je moet doen?  En ‘een meeting opzetten’ is niet specifiek genoeg. Hoe zet je hem op, wie moeten er zijn, wat moet er gebeuren, wat is de agenda, welk antwoord moet eruit komen?

Dus?

Waarom is dit belangrijk? Dit is toch logisch? Ja, maar als we kijken wat we normaal gesproken doen, zien we dat we normaal iets totaal anders doen. We beginnen meestal met de stap van structuur. Stap 4.

Dit is niet de natuurlijke manier en daardoor ontstaat weerstand. Hieruit volgt een reactief model, met veel stress en overwerk. En dure consultants om het weer op de baan te krijgen.

 

Hoe kan je dit dagelijks toepassen? – een systeem

Door een paar regels toe te passen en het onderdeel te maken van je dagelijks systeem kan je dit voortdurend toepassen. En dat scheelt uren:

  • Start je dag (of de dag daarvoor) met een moment (max 15 minuten) waarin je bepaalt wat het belangrijkste is wat je die dag gaat doen. Dus waarom wil je iets doen, en hoe ziet dat eruit? (stap 1 en 2)
  • Beantwoord de vraag: Wat zou je kunnen doen? doe dit met een korte brainstorm (stap 3)
  • Kies 6 van de belangrijkste dingen die je moet doen, en niet meer! plan ze in volgorde en bepaal hoeveel tijd je aan elke spendeert. En ga het belangrijkste eerst doen. “Eat the live frog first” (stap 4 & 5)
  • Zorg dat alle zes activiteiten bij elkaar niet meer dan zes uur duren. En als je ergens geen tijd voor hebt, dan gaat het naar de volgende dag. Wees realistisch en streng voor jezelf. Als iets niet in een uur gepropt kan worden, dan verspreid je het maar.
  • Zet je telefoon en email de hele dag uit. Plan twee keer een uur waarin je je telefoon aanzet en je mail beantwoordt. De rest van de tijd staat je telefoon doorgeschakeld naar je voicemail, of je assistent (er zijn goedkope services die dat voor je regelen).
  • Probeer afspraken naar 1 dag te verplaatsen. Dan heb je een dag voor je afspraken en de rest heb je voor productieve tijd. productiviteit. Klinkt hetzelfde en leidt tot hetzelfde.

Ik gebruik dit (meestal als ik merkt dat ik te veel stress heb) en het werkt heerlijk.

 

Succes met alles afronden deze december. Oh en voeg nog even een taak toe op je lijst: schrijf je in voor de komende Meet-the-Mavericks. Daar hoor je nog meer tips en krijg je inspiratie van ervaren change agents.

 

En deel dit artikel met de knoppen hiernaast als je denkt dat jouw collega dit ook kan gebruiken!