Iedereen doet zijn plasje erover

hoe teams onbedoeld vastlopen

Het team komt niet vooruit. De vergadering loopt al flink uit, maar ze hebben nog niet eens de helft van de agendapunten behandeld.

Ik ben ingehuurd om het team beter te laten samenwerken en meer gezamenlijk leiderschap te laten nemen. En ik observeer. Want eerst zal ik moeten ontdekken wat dit team doet waardoor het niet vooruit komt.

Wat me opvalt: de meeste teamleden zijn betrokken. Ze zijn scherp en doen actief mee.

Wat er ook gebeurt, is dat men steeds vaker de draad kwijtraakt. “Waar hadden we het ook alweer over? Even vijf stappen terug.” “Zucht,” hoor je dan van anderen.

Ze komen er samen niet uit. En iedereen doet steeds zijn plasje erover.

Elk agendapunt meandert alle kanten op, omdat telkens leden dingen toevoegen of verder bevragen met het idee: “Maar dit is écht belangrijk.” Ze beginnen met het bespreken van één punt, en binnen tien minuten zijn het er vijf geworden — compleet met mitsen en maren, uitzonderingen en subthema’s. Hun hoofden worden rood van inspanning om het allemaal te overzien. Maar geen enkel punt komt tot een conclusie.

Een herkenbaar patroon

Dit is typisch voor de meeste teams. Veel teams hebben een manier om weg van hun taak te bewegen. Er net omheen te blijven draaien. Niet tot het punt te komen.

En wat ook typisch is: niemand in het team wíl dat het zo gaat. De meesten zijn gemotiveerd om het goed te doen. Toch gebeurt het.

Dat komt door teamdynamiek. Het zijn niet de individuen die zelf hun gedrag bepalen. Ieder lid wordt onbewust meegenomen in de onderstroom. En die onderstroom bepaalt hoe teamleden samenwerken — of onbedoeld tegenwerken.

[Leestip: lees hier meer over teamdynamiek]

Slim, gemotiveerd — en tóch vast

Laten we eens kijken wat er bij dit team speelt. Een belangrijke factor is de context. De dynamiek in een team wordt sterk bepaald door de omgeving waarin het team opereert.

De organisatie staat onder druk, en dat brengt het team in een schijnbaar onmogelijke situatie. De officiële opdracht: voer de taken uit die bij jullie horen. De realiteit: ze moeten veel andere taken ook doen. Die zijn cruciaal voor de organisatie, dus ‘nee’ zeggen is geen optie — dat is de cultuur van het bedrijf.

In het team zitten slimme professionals. Ze hebben wel door hoe de vork in de steel zit. Ze zijn gemotiveerd en zetten telkens weer hun schouders eronder. Ze pakken de extra taken op, ook al worden ze al meer dan een jaar overvraagd.

Ze zien duidelijk waar het klem loopt. Ze zien ook dat als ze niet aan hun normale werk toekomen, er zaken structureel gaan mislopen. Het team rent van brandje naar brandje. Van hoge prioriteit naar hoge prioriteit.

Ondertussen heeft ieder lid een sterk idee over ‘wat echt belangrijk is’. En precies dát zie je terug in de vergaderingen: dat voortdurend inbrengen van belangrijke punten is niet-functioneel gedrag. Het werkt het gezamenlijke doel — de agenda afronden — juist tegen.

Dit doen ze onbewust – dit is een voorbeeld hoe de onderstroom zich laat zien.

[Leestip: lees hier meer over boven- en onderstroom]

De weg naar effectiever samenwerken

Dit oplossen is een complexe uitdaging. Het lijkt simpel: teamleden moeten gewoon beter communiceren. Weten wanneer ze iets moeten inbrengen en wanneer niet.

De complexiteit zit erin dat ieder individu steeds wordt ingezogen in de teamdynamiek — met als gevolg dat ze getriggerd worden naar niet-functioneel gedrag. Teamleden hebben daar weinig controle over. Ze kunnen slechts met veel moeite af en toe iets functioneler reageren. Het is paradoxaal: teamdynamiek zorgt voor individueel niet-functioneel gedrag, en niet-functioneel gedrag versterkt de teamdynamiek.

Een deel van de oplossing ligt daarom in het samen veranderen van de teamdynamiek. Samen een dynamiek creëren waarin functioneel gedrag makkelijker wordt, en waarin de onderstroom niet voortdurend de verkeerde kant op trekt.

De eerste stap is het meest tastbare: inzicht. Samen zien dat we met z’n allen niet-functioneel gedrag vertonen. En samen de moeite doen om dat stukje bij beetje te vervangen — tegen de onderstroom in. De eerste stappen zijn altijd het traagst en lastigst. Maar wanneer die eenmaal zijn gezet, komt er steeds meer vaart in.

[Leestip: het fundament van effectieve teams: 5 stappen om de neuzen dezelfde kant op te krijgen]

Wat het dit team opleverde

Na een aantal sessies herkenden de teamleden hun eigen patroon. Ze leerden zien wanneer iemand (inclusief zijzelf) weer aan het ‘plasje doen’ was. Dat bewustzijn alleen al zorgde ervoor dat vergaderingen korter werden en er daadwerkelijk besluiten vielen.

Herkenbaar? Let er in je volgende vergadering eens op: hoe vaak voegt iemand iets toe met de gedachte “maar dit is écht belangrijk”? En wat doet dat met de voortgang?

Wil je eens sparren over wat er in jouw team speelt? Kijk hier voor meer info over teamcoaching of neem contact op via support@schoolofmavericks.com.