Een ongemakkelijke boodschap brengen – hoe doe je dat met impact?

Je wordt zo snel als ‘moeilijk’ ervaren als je de ongemakkelijke boodschap komt brengen.

Wist je dat dit niet het enige is als je een geluid laat horen dat men liever niet hoort?

Er nog iets anders waardoor de kans op succesvolle impact verlaagt, maar gelukkig kan je hier wat aan doen.

Je bent 22 – 35% minder competent

Op het moment dat jij de ongemakkelijke boodschap komt brengen, bijvoorbeeld dat er problemen zijn  met de voortgang in het project, (wat je natuurlijk al lang zag aankomen en aangekaart had), gebeurt er iets in de ogen van de anderen.

Het is juist op zo’n moment cruciaal dat je je geloofwaardigheid en betrouwbaarheid beschermt, maar het tegenovergestelde gebeurt: Anderen gaan jou namelijk zien als minder competent.

Vreemd, zou je denken, als jij juist de fouten uit het werk haalt, en daarmee misschien wel de meest competente uit het team bent.

Hoe dat werkt ontdekte Joseph Grenny in zijn experiment.

In zijn experiment liet hij een groep proefpersonen video’s bekijken waarin iemand een ongemakkelijke boodschap deelde.

De strekking was meestal:

“Ik ben het niet eens met dit plan, we negeren de feiten, we moeten dit echt heel anders aanpakken.”

De proefpersonen moesten tweemaal een cijfer geven hoe competent ze de spreker vonden. Eenmaal voordat de persoon zijn kritische boodschap gaf en een keer daarna.

Wat blijkt? Je wordt een stuk minder beoordeelt. Dit verschilt ook nog eens per man en vrouw.

Mannen worden 22% minder competent gezien, vrouwen 35%.

Dit komt doordat ze snel denken dat de spreker emotioneel is en de controle verliest. Ze zien de spreker dan als een slechte leider.

Wat kan je daar aan doen?

Je intentie helder hebben en inzetten

Deelnemers van mijn training komen meestal omdat ze een kritische of ongemakkelijke boodschap hebben, en een verandering teweeg willen brengen op hun werk. Ze zien dat het beter kan, bijvoorbeeld dat men fijner en effectiever kan samenwerken doordat er openheid is, menselijker, of juist dat er betere oplossingen zijn die maar niet geadapteerd worden, ze willen dat mensen verantwoordelijkheid nemen. Ze ontkomen er niet aan om ongemakkelijke boodschappen te delen om hun doel te bereiken.

In plaats van hard te werken aan communicatie beginnen we bij het fundament. Eén van de zaken die ze leren is om hun diepere intentie duidelijk te krijgen. Het antwoord op de vraag: “Wat kom je echt doen?” Ze merken dat wanneer ze hun intentie duidelijk hebben, ze veel meer impact hebben. Ze komen steviger en rustiger over, ze hoeven niet van alles, omdat ze zelf rust ervaren.

Er is daarnaast nog een belangrijk aspect van het gebruiken van intentie. Het geeft niet alleen jezelf houvast en steun, het doet ook iets in de perceptie van je toehoorders. Al moet je oppassen dat je wel je echte intentie te pakken hebt.

Intentie is al lang niet meer iets zweverigs, het zorgt voor meetbare impact.

Niet direct de inhoud in

Dat werken met je intention meetbaar effect had liet Grenny zien in zijn onderzoek. Hij had namelijk nog een tweede deel van zijn onderzoek. Bij het eerste deel van het experiment ging de spreker steeds direct de inhoud in, meteen naar de kern en de argumenten. Bij het tweede deel liet hij ze precies hetzelfde zeggen, alleen zeiden ze daarvoor nog iets extra’s.

Ze begonnen namelijk met hun intentie en vertelden wat ze gingen doen, voordat ze de ongemakkelijk boodschap deelden.

Ze sprongen dus niet meteen de inhoud in. Eerst schetste ze een context, waardoor proefpersonen anders naar de inhoud gingen luisteren, maar ook anders keken naar de spreker. De perceptie van de luisteraars veranderde, door dat de spreker eerst een frame opzette (een frame is een raamwerk of bril vanuit waar je naar de situatie kijkt).

Hoe deden ze dit?

Wat ze toevoegde waren zinnen als: “Voor mij draait het om eerlijkheid en integriteit, daarom vind ik het belangrijk om duidelijk te vertellen wat ik denk”

De proefpersonen reageerden hier veel positiever op.

Grenny ontdekte dat wanneer je het over waarden hebt dit het meest effectief is, beter dan vertellen wat je gaat doen. Je trekt de dialoog hiermee naar een hoger niveau. Daardoor word je gezien als leider.

Remkes laat zien hoe je het doet

Johan Remkes deed dit bij het uitermate goed bij het presenteren van het stikstof rapport. Het rapport had wel meer dan een ongemakkelijke boodschap, en toch werd het heel goed ontvangen. Hoe kan dat?

Eén van de zaken waardoor dit kwam (naast al het grondige werk, de vele gesprekken etc), was hoe hij het presenteerde.

Van zijn 33 minuten durende presentatie besteden hij de eerste 12 minuten niet aan inhoud, maar aan intentie en hoe de mensen het bericht konden ontvangen.

Gebruiken

Ga hier eens op letten: bij jezelf, in je team.

Neem eens de tijd om je intentie duidelijk te maken de volgende keer dat je een ongemakkelijke boodschap te verkondigen hebt – en kijk wat voor een verschil dit maakt!

Wil je echt eens een stap in je impact maken neem eens contact op voor een verkenningsgesprek.