Simpele, gecompliceerde, en complexe problemen in organisaties (en waarom dit onderscheid belangrijk is)

Uitdagingen of problemen komen altijd voor in drie soorten. En elke soort heeft weer een andere manier van oplossen nodig. Organisaties, teams en professionals lopen vast wanneer ze niet scherp hebben welke aard hun uitdaging heeft.

Dit geeft met name gedoe als het probleem een complexe aard heeft, terwijl men doet alsof het een simpel of gewoon ingewikkeld (gecompliceerd) probleem is. Want als je een probleem te lijf gaat met oplossingen die horen bij een andere soort is de kans groot dat je niet succesvol bent, zelf volledig vastloopt of in het ergste geval de crisis alleen maar erger maakt. En ook dat je niet snel ontdekt waarom het niet lukt.

Daarom duik ik in deze blog dieper in op de drie verschillende soorten problemen die er zijn en hoe je ze als organisatie kunt herkennen. Zodat je het op de juiste manier kunt oplossen.

Soorten problemen

Feitelijk is de aard van een probleem altijd een van de volgende drie:

• Simpel
• Gecompliceerd
• Complex

Dit klinkt als een eenvoudige en vanzelfsprekende indeling, maar is cruciaal om te bepalen welke aanpak je nodig hebt. Ik zal dat laten zien met de voorbeelden die bij elk probleem horen.

1 – Simpel probleem

Een probleem van simpele aard is een probleem dat ontstaat door een causaal verband. Er is steeds duidelijk een oorzaak en een gevolg. Een simpel probleem bestaat uit een kleine hoeveelheid onderdelen waarbij het verband direct te overzien is. Het probleem is in zijn geheel te weten, te begrijpen, en te voorspellen. Meestal zie je in één oogopslag hoe het in elkaar zit.

Voorbeeld van een simpel probleem

Een voorbeeld van een simpel probleem is dat je bijvoorbeeld je huis niet inkomt. Waarom niet? De deur is dicht. Waarom krijg ik de deur niet open? Omdat de deur op slot zit. 

De oplossing van zo’n probleem is dan ook simpel: vind een manier om de deur van slot te halen of vind een andere manier om in het huis te komen. Je meest directe oplossingen zijn de huissleutel uit je zak halen en die gebruiken of aanbellen als er iemand anders al binnen is. Bij simpele problemen kun je de oplossing goed voorspellen. Ik kan namelijk voorspellen dat als ik de juiste sleutel heb, ik zeker weet dat ik het huis in kom.

Een simpel probleem oplossen

Een simpel probleem los je dus op door gezond boerenverstand. Er is minimaal inzicht nodig in hoe zaken werken en veel ervan doe je al zonder erbij na te denken (denk aan de huissleutel die je pakt bij een dichte deur). Hoe het probleem ontstaan is en hoe je het moet oplossen volgt een causaal verband: (simpele) actie en reactie. Wanneer je een keer de oplossing hebt gezien, dan begrijp je deze. Iedereen weet bijvoorbeeld wel: als je met de hamer op de spijker slaat, gaat de spijker in het hout.

2 – Gecompliceerd probleem

 Een gecompliceerd probleem lijkt op een simpel probleem, omdat er ook causale verbanden zijn. Het grote verschil is dat er veel meer elementen in het probleem zijn die ingewikkeld in elkaar zitten.

Hoe een gecompliceerd probleem in elkaar zit, is in de basis wel te begrijpen, maar je zult er wel meer moeite voor moeten doen. Het is met studeren mogelijk om het probleem in zijn volledigheid te kennen en te begrijpen. En het is mogelijk om volledig alle interacties tussen alle onderdelen van het probleem te kennen en te voorspellen. Er is alleen vaak veel kennis en expertise voor nodig.

Voorbeeld van een gecompliceerd probleem

Een voorbeeld van een probleem van gecompliceerde aard is een vliegtuig dat niet start. Hoe een vliegtuig in elkaar zit, is in principe volledig te begrijpen – als je er een aantal jaren voor gestudeerd hebt. Zo kun je berekenen wat het effect is van een aanpassing van een onderdeel in de motor. Ook kun je het probleem helemaal in onderdelen uit elkaar halen en weer in elkaar zetten. En je kunt aanwijzen welke onderdelen niet goed werken en die vervangen door goedwerkende onderdelen, waardoor het geheel loopt. Kortom: je weet precies welke rol elk onderdeel heeft op het geheel en ook welk effect een aanpassing van een bepaald onderdeel zal hebben. Het is misschien ingewikkeld, maar uiteindelijk wel te berekenen.

Een gecompliceerd probleem oplossen

Een gecompliceerd probleem is op te lossen door het te analyseren, te doorgronden en uiteindelijk te begrijpen. Het helpt daarbij heel erg om het probleem te compartimenteren: in stukjes hakken en dan elk onderdeel nalopen of de fout daarin zit. Je kunt de oplossing nu in heldere afgebakende taken opdelen.

Om die taken op te lossen gebruik je deductie: de conclusie volgt logisch uit de premissen. Je kunt vanaf het gewenste resultaat terug redeneren en dan in detail alle stappen in kaart brengen. Om vervolgens een stappenplan te formuleren van A tot Z.

Prince2 is bijvoorbeeld een geschikte methode voor het oplossen van gecompliceerde problemen. Het is namelijk een projectmanagement aanpak. We weten A en we kunnen Z (het einddoel) precies beschrijven. Daardoor kunnen we alle te nemen stappen van tevoren bepalen.

Hierdoor kan je ook heel makkelijk controlemethodes toepassen. Meestal kun je redelijk eenvoudig meten waar in het proces je bent. Bijvoorbeeld: 90 procent van de onderdelen van het vliegtuig is gecheckt en indien nodig gerepareerd. Je kunt werken met een to-do-list van stappen die in een logische volgorde te zetten zijn.

Gecompliceerde problemen zijn groter dan simpele problemen. Dit kan betekenen dat het niet door een individu op te lossen is, maar dat samenwerking nodig is. Om gecompliceerde problemen in samenwerkingsverband op te lossen is het handig om de oplossing centraal aan te sturen. Er is dan een centrale hub die het volledige overzicht heeft en die kan bepalen wie wanneer wat moet doen. Command & control is hiervoor een passende leiderschapsstijl. Hiermee is er centraal overzicht over voortgang, risico’s en over kwaliteit.

Voordeel van een gecompliceerd probleem is dat je er controle op kunt houden. Je kunt meten waar je bent ten opzichte van het beoogde doel. En je kunt precies bepalen welke onderdelen nog gefikst moeten worden.

3 – Complex probleem

Een probleem met een complexe aard is een compleet ander beest. Waar je een gecompliceerd probleem kunt ontleden in stukjes kun je dat bij een complex probleem niet.

Een complex probleem bestaat uit verschillende elementen die steeds met elkaar communiceren en steeds weer op onvoorspelbare manieren daarop reageren. Oorzaken en gevolgen lopen door elkaar heen en het probleem speelt zich af op verschillende podia. Daardoor kun je nooit van tevoren weten wat het resultaat is van een bepaalde input. Want telkens als je er input in stopt, verandert de interactie tussen de elementen en daarmee ook de elementen.

In een complex probleem zitten geen lineaire causale verbanden, maar juist feedback-loops: je weet pas hoe iets reageert als het gebeurt. Het zijn daardoor steeds kip-ei-vraagstukken. Wat was er eerder? Want het een heeft het andere nodig en vice versa. Denk bijvoorbeeld aan een bos. Een bos groeit omdat er voldoende regen valt, maar het bos zorgt dat er ook voor dat er meer grondwater verdampt wordt via de bladeren, dus dat er meer wolkvorming is en meer regen kan vallen. Wat helpt wie nu in dit proces?

Het probleem is dus niet in zijn geheel te begrijpen of te versimpelen in een waarheidsgetrouw model. Je kunt uitkomsten nooit zeker voorspellen. Alleen met kanspercentages voor bepaalde uitkomsten.

Complexe problemen zijn ongestructureerd en meestal organisch. Je kunt het probleem niet ontleden, want als je het uit elkaar haalt, dan is ‘het’ er niet meer. Je kunt het ook niet meer terug in elkaar zetten. Misschien kan dat wel, maar dan doet ‘het’ het niet meer. Zoals die boom in het bos of andere levende wezens. Je kunt het in stukjes uit elkaar halen (blad, takken, wortel, bast) maar het daarna niet meer werkend in elkaar zetten.

Voorbeeld van een complex probleem

Een voorbeeld van een complex probleem is het winnen van een voetbalwedstrijd. Dit is een probleem van complexe aard: Elke actie en interactie tussen spelers zorgt weer voor een andere reactie, waar weer op gereageerd moet worden. Het is niet te voorspellen waar de bal over 30 seconden zal zijn. Welke opstelling gebruikt de tegenstander? Welke spelers zijn fit? Begrijpen alle spelers de tactiek en kunnen ze hem goed uitvoeren? Ook als de tegenstander net onverwachte dingen gaat doen? Wat gebeurt er als een tegenstander je het bloed onder nagels haalt. Tackel je hem dan, en dan hij jou weer?

Er ontstaan feedback-loops. Een team gaat harder werken als ze een goal achter komen – tenzij ze de moed opgeven. Wat bepaalt nu welke van de twee gebeurt? En voorspellen? Dat lukt al helemaal niet. Ga maar na: wanneer was de laatste keer dat er iemand alle uitslagen van een WK-voetbal juist voorspelde? En dat met alle kennis van voetbal.

In organisaties speelt het meest voorkomende complexe probleem vaak rond samenwerken. Bij samenwerken kan je namelijk nooit goed voorspellen hoe het over een half uur zal zijn, het zit vol interacties die weer tegenreacties geven die weer tegenreacties geven etc etc.

Een complex probleem oplossen

Om een complex probleem op te lossen kunnen alle vormen van command & control of projectplanningen wel overboord. Omdat in deze twee aanpakken de aanname zit dat het probleem voorspelbaar is en onveranderlijk. Het werkt ook niet om het probleem in delen te splijten en elk deel afzonderlijk of stap voor stap op te lossen. Het werkt ook niet om te kijken naar hoe iemand anders het heeft opgelost en dat te kopiëren.

Complexe problemen oplossen vraagt om continu feeling te houden met het volledige probleem. Continu kijken en leren wat de reactie is van bepaalde tests. Het gaat hierom dat je met korte iteraties en feedback-loops werkt. Dat houdt in: observeren, reflecteren, kort denken en vooral weer een volgende stap testen. Het vraagt om prototypen en om bouwen aan de brug terwijl je erop loopt.

Het probleem is immers niet van tevoren te overzien. Door ermee aan de slag te gaan, ontstaan nieuwe perspectieven die je nodig hebt om het probleem verder te ontknopen en op te lossen. Sterker nog: doordat je stappen neemt, verander je hoe het probleem in elkaar zit.

Bij complexe problemen worden oorzaak en symptoom vaak door elkaar gehaald. Het is daardoor heel lastig te duiden wat het probleem veroorzaakt. Dat zie je bijvoorbeeld bij pesten in de klas. Het lijkt dat de pestkop de oorzaak is, maar dat is meestal niet zo. De pestkop acteert op een angst om niet in de groep te passen en gebruik onbewust pesten als hiërarchisch ordeningsmechanisme om een plekje te bemachtigen. Pesten kan je dan ook zien als symptoom dat er angst en onveiligheid zit in de groep.

Omdat symptoom en oorzaak makkelijk door elkaar gehaald worden zie je vaak dat symptoombestrijding, in plaats van dat de onderliggende dynamiek wordt opgelost. Als er paardenbloemen in je gazon verschijnen, worden deze weggeplukt. Verbaasd kijken we hoe ze een paar weken later er weer staan. Paardenbloemen groeien op plekken waar de grond te hard is, of te weinig bepaalde voedingsstof aanwezig is. De paardenbloem lost juist dit probleem op door met zijn wortels te wroeten en voedingsstoffen te binden.

Waarom de meeste oplossingen niet werken

Hiermee komen we meteen bij de reden waarom hardnekkige problemen steeds maar niet opgelost worden. De meeste hardnekkige problemen zijn namelijk niet simpel of gecompliceerd, maar complex van aard. Terwijl we in onze westerse kijk geleerd hebben elk probleem te benaderen alsof het een gecompliceerd probleem is en dus lineair op te lossen. We proberen een schroef in te draaien door er met een hamer op te slaan.

Niet alleen ons denken, maar ook de meeste projectmanagement-methodes zijn gestoeld op de aanname dat we met een gecompliceerd probleem te maken hebben. En daar lopen de meeste organisaties in vast: we werken toch hard, waarom komen we dan niet vooruit?

Het niet oplossen van deze grote problemen is extreem frustrerend. Gevolg: we gaan elkaar of onszelf veroordelen en in het ergste geval wijzen we een zondebok aan, die we vervolgens slachtofferen. Daarna doen we alsof het probleem niet meer bestaat: we stoppen het in de doofpot, niemand mag het meer over de olifant in de kamer hebben. Terwijl het probleem verder ettert.

Mindset, contra-intuïtief en geduld

Om complexe problemen goed op te lossen heb je een andere mindset nodig. Want complexe problemen oplossen voelt vaak heel contra-intuïtief. Je hebt niet de mindset nodig van een expert die alles weet, begrijpt, overziet en alles kan voorspellen – en daarmee controle maximaliseert. Maar de mindset van een ‘beginner’ die nieuwsgierig is en steeds open naar de realiteit kijkt. En die steeds in het moment met de bekende informatie bepaalt wat de volgende beste stap is – en niet meer dan dat. Deze mindset kun je het best ontwikkelen door een combinatie van ervaring en het hebben van een continue ‘open mind’. Want zodra je iets zeker denkt te weten ga je nat.

Daarnaast moeten we onze intuïtie ‘omtrainen’. Onze huidige intuïtie laat ons een oplossing kiezen die het complexe probleem niet oplossen en vaak juist verergd. Bijvoorbeeld:

• We willen het probleem van te voren helemaal doorgronden, om maar geen fouten te maken. Gevolg: we nemen geen actie.
• We houden informatie achter, omdat we anderen niet voor het hoofd willen stoten. Gevolg: er ontstaat wantrouwen, en een kleine crisis als ze er toch achter komen.
• We gaan extra controleren als mensen hun verantwoordelijkheid nemen. Gevolg: ze worden nog minder verantwoordelijk.

Je intuïtie moet je trainen om steeds uit je automatische reactie te stappen (wat meestal een overlevingspatroon is [LINK] )en objectief te kijken wat het door te proberen welke actie welk resultaat als gevolg heeft. Continu leren, in plaats van op automatische intuïtieve piloot.

Je hebt dus ook een dosis acceptatie en geduld nodig. Geduld heb je nodig om te blijven proberen wat de beste oplossing is, zonder in de stress te schieten. Want de snelle oplossing maakt meestal zaken alleen maar erger of geeft een tijdelijke schijnoplossing, waarna het probleem in grotere hevigheid terugkomt. En daarmee ben je alleen maar verder van huis.

Hulp bij complexe problemen

Meer weten over het omgaan met complexe problemen in jouw organisatie?

Wanneer deze problemen te maken hebben met effectief samenwerken en gezamenlijk leiderschap, dan zijn er verschillende manieren waarop Peter je kan helpen.

Neem eens contact op om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

Wellicht kan Peter iets betekenen voor het begeleiden/coachen van een (management) team, of met persoonlijk leiderschapsontwikkeling. Plan een kennismakingsgesprek in zijn agenda met deze link, of stuur een e-mail: support@schoolofmavericks.com.