9 tips voor een succesvolle teamsessie

De afgelopen tijd hoor ik vaak één ding terugkeren op de teamsessies die ik faciliteer: “wat fijn om elkaar weer echt te zien. Even achter onze schermen vandaan en elkaar echt zien.” Het doet zoveel goeds met de energie in een groep. 

Je ziet bijvoorbeeld dat ideeën sneller gevormd worden en mensen weer meer gemotiveerd worden. Het is aanstekelijk om weer bijeen te zijn.

Uiteindelijk is dat geweldig, en ik geloof ook dat goede teamsessies van vitaal belang zijn voor een optimaal werkend team. Het is hét moment om koppen bijeen te steken, om de vonk aan te zetten, om communicatie te stroomlijnen, om stappen in een transformatie proces te zetten. Dit zijn allemaal zaken die onmogelijk even tussen het werk door op kantoor gebeuren.

Maar met bijeenkomen heb je niet vanzelfsprekend een goede teamsessie. Het is belangrijk dat de teamsessie waardevol is. Bedenk eens hoeveel een heisessie kost. En dan heb ik het niet over locatiekosten en facilitatiekosten. De echte kosten zitten in hoeveel mensen per uur betaald krijgen x hoeveel uur ieder die heisessie duurt x het aantal mensen dat er is.

Een heisessie kan in potentie veel opleveren, een versnelling van processen die anders nooit van de grond komen, helderheid op thema’s gericht aan de slag, de splinters uit netelige onderwerpen halen, zorgen voor betere samenwerking.

De vraag is wel: Hoe haal je het meeste uit een heisessie?

Daarvoor wil ik je 9 tips geven voor een succesvolle teamsessie:

1. Begin bij het einde: Wat is je doelstelling?

Hoe voor de hand liggend deze ook is, hier wordt meestal niet goed genoeg bij stil gestaan. Als je een team of heisessie gaat plannen begin dan bij het einde: Wat wil je bereiken? Dit is een belangrijke vraag waar meestal niet goed genoeg bij stil gestaan wordt.

Eerst kan je bepalen om wat voor een type bijeenkomst het gaat: is het doel beleid maken? Communiceren van een verandering en bedenken hoe jullie daar samen invulling aan gaan geven? teambuilding, verbeteren samenwerking? Inspiratie en nieuwe ideeën opdoen? Of is het een stap in een veranderprogramma?

Als je een globaal idee hebt, probeer dan de volgende vraag zo concreet mogelijk te beantwoorden: wat wil je dat er veranderd is aan het eind van de sessie?

Welke inzichten, besluiten, afspraken, aanzet tot gedrag / procesverandering wil je bewerkstelligen?

2. Pauzes zijn goud

Het gaat bij een teamsessie niet alleen over wat er in de plenaire zaal gebeurt. Zeker nu het koffiezetautomaat op werk zijn functie heeft verloren als toevallige ontmoetingsplek, omdat een groot deel van het werk vanachter schermen gaat, heb je andere momenten nodig dat zaken even kunnen stromen. Wanneer alle communicatie via schermpjes gaat wordt alles functioneel en transactioneel. Het lijkt daardoor efficiënter te gaan, maar dit is de vraag of dit werkelijk zo is. De kans op fouten doordat je elkaar niet helemaal begrijpt neemt toe. Plus heel veel blijft onbesproken, heel veel signalen worden niet opgepikt of men kan er niet makkelijk op in gaan. Als er vroeger al veel ijsberg onder de oppervlakte zat, dan is dat nu alleen maar erger geworden. Zorg dat je in de teamsessie de behoefte om elkaar even zonder opgelegd doel te spreken vervuld kan worden. Dit kan door voor momenten te zorgen waar gaten in het programma zitten, waar mensen gewoon weer vrij in contact kunnen zijn. Daar ontstaat energie, inspiratie, daar wordt heel veel rechtgetrokken, onbegrip geklaard. Deze momenten zijn onmogelijk om op waarde te schatten.

3. Opstelling benutten

Dit gaat letterlijk over hoe men zit in de teamsessie. Zit je met groepjes aan kleine ronde tafels, zit je in een grote kring, met of zonder tafel? Hoeveel ruimte zit er tussen iedereen? Ik merk in de trainingen die ik geef over mindset, productiviteit en leiderschap verandering dat hoe men zit ontzettend veel doet met gedrag. Voelen mensen zich vrijer, is het makkelijk om iedereen te zien, is er makkelijk contact, wordt het gestimuleerd om overleg te hebben – alleen met de buren of ook met de rest van de groep. Is de groep normaal niet zo praatgraag, zorg dan voor kleinere groepen dat ze een lage drempel hebben om te praten in de groep. Wil je juist dat mensen actief en allemaal even betrokken zijn dan is een cirkel opstelling heel belangrijk. Eigenlijk de slechtste opstelling voor samen in actie komen is de theater opstelling. Die is vooral goed voor als iedereen moet luisteren naar de éne persoon op het podium (en voor de rest stil mogen zijn). Mensen houden dan trouwens maar kort de aandacht erbij. Het is niet voor niets dat een TED-talk maar 18 minuten mag duren. Mocht je wel een theater opstelling nodig hebben – wissel dan tijdens de dag van setting en opstelling, dat breng meer dynamiek en stimuleert uitwisseling en aandacht.

4. Verfrissende sessies

Zorg met een verfrissende sessie dat je even uit de normale groef komt, waardoor er meer ruimte en inzicht ontstaat. Daarmee bedoel ik, nodig iemand uit die jullie met een verhaal inspireert, of ga een activiteit doen als karten of bruggen bouwen. Het beste werkt een inspirerende sessie met veel interactie die wel te maken heeft met een thema dat op werk speelt. Je kan dan even met afstand en op andere manieren kijken naar het werk, waardoor je niet blind in de hoogste versnelling tegen muren blijft oprijden. Op basis van deze verfrissende sessie kan je daarna met je team kijken: wat leerden we hiervan? Wat kunnen we meenemen? doen we het wel echt op de juiste manier? En doen we wel de juiste dingen. Met de verfrissende sessie kunnen zaken duidelijk worden die men niet ziet wanneer ze in de dagelijkse gang van zaken zitten. Dit werkt met name goed wanneer je een verandering wil stimuleren. Want hoe krijg je een rond ijsblokje naar een vierkant ijsblokje? Door het eerst te laten smelten en dan in een vierkant weer te laten bevriezen. Dus eerst uit de status quo halen, eerst loskomen, om vervolgens weer de vast vorm van de nieuwe status quo aan te nemen.

5. Werk met afwisseling

Dit punt noemde ik al kort met de opstelling. Om hier verder op door te gaan, zorg dat iedereen met zo veel mogelijk anderen contact heeft gehad. Doe dit door groepen af te wisselen. Stop niet alleen alle projectmanagers in een groep, maar voeg een andere bloedgroep toe, bijvoorbeeld een controller of iemand van accountmanagement/sales. Zorg ook voor afwisseling in het programma: luisteren, doen, wandelen, spelen, serieuze problemen. Wissel af met werken in kleine groepen, en in een grote groep. In kleine groepen is meer veiligheid en kunnen zaken duidelijker naar boven komen, meer mensen zijn actief bezig en daardoor wordt er meer werk verricht. De grote groep zorgt dat iedereen weer op dezelfde lijn zit. Afwisseling kan ook zorgen dat je met iteraties werkt, dus stap voor stap werkt aan een plan.

6. Doe een check-in

Neem tijd om met aandacht iedereen te laten landen. Een check-in is dat iedereen kort de tijd krijgt om even iets te delen. Daardoor zijn mensen meer aanwezig, zijn ze geland. Een goede vragen die je kan stellen bij de incheck zijn: wat zijn verwachtingen? wat is iets hoopvols? iets stressvols waar je op werk mee zit? Het is belangrijk om goed over deze vraag na te denken – daarmee zet je de toon. Met het vragen naar verwachtingen haal je al veel informatie op, en kan je meteen aanscherpen wat wel de bedoeling is en wat niet.

7. Benoem zaken die spelen

Er speelt in elk team van alles op de achtergrond. Dit heeft effect op hoe het team functioneert, dat kan niet anders. Wanneer je bijeen bent in een teamsessie kan je ruimte creëren om negatieve dynamieken aan te kaarten en met aandacht op te lossen. Met benoemen bedoel ik dat je juist aandacht geeft als er een ongemakkelijke stilte is, als mensen zich juist niet durven uit te spreken, wanneer iemand te veel aanwezig is en de anderen niet, wanneer een bepaald onderwerp te veel of juist niet aan bod komt, hoe het is met de energie in de groep. etc. etc. En niet dat je bij ongemakkelijke onderwerpen snel naar het volgende onderwerp gaat.

Zorg dat het uitgesproken wordt, op zo’n manier dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt. Dit kan alleen wanneer er voldoende psychologische veiligheid is, paradoxaal genoeg verhoogt het, mits goed gedaan, ook de psychologische veiligheid. Hiervoor is het wellicht belangrijk om een goede facilitator te gebruiken.

De reden dat dit belangrijk is: je kan hele teamsessie doen, maar wanneer de angel niet eruit gehaald wordt blijft het een soort theater waarin niemand zijn echte gezicht laat zien en je het echt probleem niet zal aankaarten. De sessie zal hierdoor weinig impact hebben.

8. Gebruik een facilitator

Probeer als teamleider niet twee rollen te spelen in de teamsessie. Zorg dat jij niet degene bent die aan het werk hoeft om de groep qua proces in goede banen te leiden, maar maak ruimte dat je juist de inhoud in kan en met het team mee kan. Kom ook even uit jouw modus als team lead, zodat je de team dynamiek kan observeren wanneer je niet de lead neemt. Niet geheel onbelangrijk: met een goede facilitator creëer je veiligheid en kunnen we stappen gezet worden die voor jou als manager misschien een blinde vlek zijn. Zorg dat jezelf ook stappen zet op deze manier. Benieuwd wat Peter kan doen voor je als facilitator? Stuur me een e-mail of plan een kennismakingsgesprek  in.

9. Zorg dat je het borgt

Zorg dat de teamsessie niet alleen een frisse blik gaf, maar dat mensen daadwerkelijk op hun werk aan de slag gaan met wat er besproken is. Maak afspraken aan het eind van de teamsessie. Laat ze opschrijven en stuur ze per e-mailrond. Plan in komende werkvergadering tijd om er op terug te komen. Je kan ook een groepsapp aan maken waarin alle medewerkers een update kunnen sturen wanneer ze aan de slag zijn met de punten uit de heisessie. Wellicht kan je ook een kleine beloning eraan plakken, zoals een moment met taart.

Wil je eens onder begeleiding met jouw team aan der slag?

Neem eens contact op voor de mogelijkheden, of kijk of de teamsessie reality check of veranderkracht iets voor jouw team is.