Waarom teams effectiviteit verliezen door onbewust uitbesteden (+ oplossingen)

In vergaderingen kijkt iedereen automatisch naar dezelfde persoon als er een beslissing genomen moet worden. Of er is altijd die éne collega die de kritische vragen stelt, terwijl de rest zwijgt.

Wat lijkt op efficiënte taakverdeling, is vaak een verborgen teamprobleem: onbewust uitbesteden.

Deze dynamiek kost teams meer effectiviteit dan ze beseffen. Na het lezen van dit artikel weet je of jouw team ook effectiviteit lekt door uitbesteding, en wat je eraan kunt doen.

Wie draagt welke verantwoordelijkheid op zijn schouders in het team

Wat is onbewust uitbesteden in teams?

Uitbesteden is meestal niet het bewust delegeren van taken. Het gaat om een onbewust groepsproces waarbij bepaalde verantwoordelijkheden automatisch bij één of enkele teamleden terechtkomen. De rest van het team trekt letterlijk en figuurlijk hun handen ervan af.

Bij teamleden ontstaat de gedachte: “Daar ben ik niet van.” Ze kijken naar hun individuele takenpakket en denken een punt te hebben. Maar ze vergeten dat veel zaken onder hun gezamenlijke verantwoordelijkheid vallen – en aspecten die daaronder vallen worden vaak uitbesteed aan teamgenoten.

Uitbesteden van concrete taken

De meest zichtbare vorm van uitbesteden gaat over concrete taken van praktische zaken:

• Jeanique weet alles van Excel en pivot tabellen, dus “vraag dat maar aan haar”
• Mohamed schrijft altijd zo helder, dus hij houdt vanzelfsprekend alle actielijsten bij
• Sarah regelt alle planning, want “zij heeft er gevoel voor”

Uitbesteden van eigenschappen en rollen

Een minder zichtbare vorm die veel vaker voorkomt is het uitbesteden van eigenschappen en rollen:

• Initiatief nemen: “Wacht maar, Lisa pakt het wel op”
• Kritisch denken: “Harm stelt toch wel de juiste vragen”
• Overzicht bewaren: “Marco houdt wel de samenhang in de gaten”
• Resultaatgerichtheid: “Anna zorgt wel dat we op schema blijven”
• Stakeholder management: “Peter kan goed met moeilijke klanten”

Herken jij deze signalen in jouw team?

Check deze patronen:

• Dezelfde personen nemen altijd als eerste actie
• Bij bepaalde onderwerpen kijkt iedereen automatisch naar één teamlid
• Sommige collega’s worden getypeerd: “de criticus”, “de doener”, “de perfectionist”
• Bepaalde teamleden voelen zich overbelast terwijl anderen passief blijven
• Frustratie groeit: “Waarom moet ik dit altijd oppakken?”

Al herken je alleen één van deze eigenschappen in je team, dan is er waarschijnlijk al sprake van onbewust uitbesteden.

Leestip: Als zaken aan jou uitbesteed worden, dan zit er waarschijnlijk een Maverick in je. Lees hier meer over wat een Maverick is.

Het verborgen probleem: ongemak ontwijken

Waarom gebeurt dit? Vaak kleeft er ongemak aan uitbestede eigenschappen.

Neem kritisch denken. Iedereen weet dat het belangrijk is, maar het is ook ongemakkelijk. Het vertraagt beslissingen. Mensen kunnen zich aangesproken voelen. Het verstoort de prettige werksfeer.

Wanneer dat ongemak te groot wordt, kan het team zich zelfs afzetten tegen het kritisch denken – en dus tegen de persoon die deze rol heeft:

“Als we hem er niet bij hadden, zou het veel sneller gaan.”

Hiermee gaan ze voorbij aan hun eigen verantwoordelijkheid om kritisch te zijn. De reden is simpel: je plek in het team voelt veiliger als je niet schuldig bent aan het vergroten van ongemak.

Leestip: Deze dynamiek raakt aan de kern van waarom professionals vastzitten in de status quo. Ontdek hoe je jezelf niet meer in de weg zit op werk en doorbreekt wat je tegenhoudt.

Waarom uitbesteden teams ineffectief maakt

Probleem 1: Niet de volledige teamkracht benutten

Het team werkt niet optimaal omdat niet iedereen volledig meedoet. Niet alle schouders dragen de last. Maar ook degene aan wie uitbesteed wordt zal niet zijn volledige kracht benutten. Deze voelen aan hun water dat ze niet te hard moeten gaan. Ze krijgen subtiele signalen (wegkijkende blikken, stiltes, rollende ogen) die hen afremmen.

Probleem 2: Energieverspilling door weerstand

Er ontstaat een destructieve dynamiek:

• Eén persoon moet veel energie steken in het agenderen van uitdagingen
• Anderen voelen weerstand wanneer dit teamlid “weer” ter sprake brengt wat zij willen vermijden
• Men gaat oordeel over elkaar hebben – dat niet uitgesproken wordt. Frustratie verhoogt.
• Men voelt dit aan, en niemand wil de target worden van deze frustratie. Dus mensen worden voorzichtiger, gaan naar elkaar wijzen.
• Het resultaat: het team wordt minder effectief door weerstand en het ontwijken in plaats van samen bouwen

Leestip: Wil je begrijpen hoe dit gedoe precies ontstaat? Lees hoe gedoe in je team ontstaat en wat je eraan kunt doen voor dieper inzicht in deze teamdynamiek.

Probleem 3: Reageren vanuit het verleden in plaats van het hier-en-nu

Het team handelt niet meer op basis van wat er feitelijk nodig is, maar reageert vanuit oude, aangeleerde patronen en aannames die niet uitgesproken worden laat staan gecheckt. Dit leidt tot suboptimale beslissingen en gemiste kansen.

Probleem 4: Groeiende frustratie en risico op uitval

Op individueel niveau ontstaat de frustratie: “Waarom moet ik dit toch altijd doen?”

Dit brengt risico’s met zich mee:

• De ‘verantwoordelijke’ raakt opgebrand en vertrekt
• De ‘criticus’ wordt als lastpost bestempeld en uit het team gezet
• Teamleden ontwikkelen oordelen over elkaar die via wandelgangen besproken worden
• Onveiligheid neemt toe, waardoor energie verschuift van samenwerken naar zelfbescherming

Wie krijgt welke rol? De onbewuste sollicitatie

Hoe bepaalt een team wie welke eigenschap krijgt uitbesteed? Door twee factoren:

1.De persoon zelf Iemand heeft een natuurlijke neiging tot initiatief nemen of kritisch denken. Dit wordt onbewust opgemerkt door het team, en voor je het weet heeft deze persoon de stereotiepe rol. Het lijkt of dit de oorzaak is maar dat is niet zo.

2.De groepsdynamiek. Belangrijk: dit ligt niet aan die ene persoon. Wanneer het ongemak in een team een bepaald niveau bereikt, gaan leden automatisch solliciteren naar rollen die hun gevoel van veiligheid vergroten.

Zodra iemand een rol heeft, klikt deze vast door de dynamiek. De anderen hoeven geen initiatief meer te nemen, waardoor de initiatiefnemer des te meer getriggerd wordt om het wel te doen. Een vicieuze cirkel.

Waarom is het zo moeilijk op te lossen?

Vier redenen maken uitbesteden hardnekkig:

1. We schieten snel terug in oude rollen Vooral onder druk vallen we terug op wat we kennen: “Ik ben nu eenmaal de verantwoordelijke.”

2. Identificatie met de rol We definiëren onszelf door onze rol. Het heeft ons gebracht waar we nu zijn. We worden ervoor gewaardeerd – of soms verguisd – maar het geeft houvast.

3. Het overlevingspatroon Onbewust hebben we geleerd dat we een plek hebben door deze rol te spelen. Loslaten voelt als verlies van identiteit en veiligheid.

4. Onmachtig. Dit is de meest zwaarwegende reden. Vanuit de stereotype rol zijn we door de groep eigenlijk op een plek gezet waar we onmachtig zijn om het probleem effectief aan te kaarten. De criticus kan niet nog meer kritiek uitten, er wordt al niet meer naar haar geluisterd. De initiatiefnemer kan wel meer initiatief nemen, maar daarmee zet de groep in nog passievere stand. Etc. etc.

Leestip: Teams vallen vaak terug in oude patronen omdat de onderliggende dynamiek niet is aangepakt. Ontdek waarom je team na elke training terugvalt in oude patronen en wat wel werkt.

De oplossing: samen bewust worden

Uitbesteden los je niet in je eentje op. Zodra je in de rol van initiatiefnemer zit, zorgt alles wat je doet ervoor dat anderen meer in de passagiersrol schieten.

De enige effectieve aanpak: alle teamleden worden samen bewust van deze dynamiek en komen gezamenlijk tot de conclusie dat dit niet werkt.

Voorwaarden voor succes

Voor jezelf:

1. Herken je eigen overlevingspatronen en maak je er (tijdelijk) van vrij tijdens teamgesprekken

Leestip: Wil je leren hoe je deze overlevingspatronen herkent en doorbreekt? In ons artikel over hoe je bewust effectief kunt handelen door je overlevingspatronen te doorgronden leer je de dynamiek achter deze patronen begrijpen.

2. Ontwikkel scherp inzicht in teamdynamiek en systemische interventies

Voor je team: Het team moet psychologische veiligheid hebben ontwikkeld om dit soort gevoelige dynamieken te kunnen bespreken zonder in defensie te schieten.

Leestip: Psychologische veiligheid is cruciaal voor dit gesprek. Lees meer over de belangrijkste bouwsteen voor een superteam: psychologische veiligheid.

De ideale situatie: gedeeld eigenaarschap

In optimaal functionerende teams voelt iedereen zich verantwoordelijk voor alle aspecten. In elk teamlid zit een criticus, een initiatiefnemer, een twijfelaar, een verantwoordelijke. Het team werkt maximaal effectief wanneer ze samen al deze aspecten weten in te zetten op het juiste moment.

Leestip: Benieuwd hoe je team eruitziet met geweldige mensen die toch gedoe ervaren? Lees teamdynamiek: geweldige mensen, toch is er gedoe in je team – hoe komt het en wat kan je doen voor meer inzicht in deze paradox.

Stappenplan voor teams

1. Bewustwording creëren: Bespreek dit artikel met je team. Herkennen jullie patronen?
2. Patronen in kaart brengen: Welke eigenschappen zijn bij wie belegd? Wat zijn de gevolgen?
3. Experimenteren: Probeer bewust rollen om te wisselen bij kleine taken
4. Veiligheid handhaven: Zorg dat de psychologische veiligheid hoog blijft tijdens dit proces
5. Systemisch aanpakken: Werk aan de onderliggende teamdynamiek, niet alleen aan symptomen

Leestip: Wil je een concrete methode? Ontdek het fundament van effectieve teams: 5 stappen om de neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Wil je hulp bij je team: download hier ons aanbod voor incompany trajecten

Klaar om de effectiviteit van jouw team te verhogen?

Het doorbreken van uitbesteding vraagt moed, inzicht en de juiste aanpak. Teams die deze stap zetten, ervaren een doorbraak in hun samenwerking en resultaten.

Herken je deze patronen in jouw team? In het Leading Teams programma leer je niet alleen deze dynamieken te herkennen, maar ook effectief te doorbreken. Want echte teameffectiviteit begint bij het bewust maken van onbewuste patronen.

Als jij ziet dat het beter kan, maar je mist daarin impact, dan kan het Maverick Leadership Programma helpen,

Wil je expertise inhuren om met jouw team te werken, kijk dan hoe ons aanbod jouw team maximaal effectief krijgt.

Wil je weten hoe jouw team deze uitdaging kan aangaan?

Laten we het gesprek aangaan. Stuur me een e-mail support@schoolofmavericks.com