Zo voeren ze wél hun acties uit – zonder dat jij de zeikerd wordt

De raad van Bestuur neemt steeds geen actie

Weer niets gedaan…

Het begon irritant te worden, die maandagochtend stand up meetings. Want voor de vierde maand op rij stond Loes tegenover de Raad van Bestuur en hoogste directie.

En voor de vierde maand op rij hadden zij hun actiepunten weer niet opgeleverd. Hoe kon Loes ervoor zorgen dat de directie de volgende keer wél hun zaakjes op orde zou hebben?

Ze had niet echt een machtspositie, behalve dan dat er in de afspraken stond dat dit hun taken waren. Misschien naming & shaming dan?

Dit gebeurde wel, want in de meeting werden de naam en toenamen genoemd van de mensen die niet hun zaken op orde hadden. Zou dat het gewenste effect hebben?

Effect van naming & shaming

Niet echt – door twee redenen. De eerste reden was dat er meer dan 5 uit de hele groep hun taken niet hadden uitgevoerd.

Als maar één persoon zijn zaakjes niet op orde zou hebben, dan heeft hij het probleem. Hij zal dan hard moeten werken om de volgende keer niet negatief in de spotlight te staan.

Als er veel meer zijn die hun zaakjes niet op orde hebben, dan kan men schuilen in de kudde. En het probleem verschuift: zij zijn niet meer het probleem. Het probleem is dan dat de opgave te groot is of geen prioriteit heeft (blijkbaar).

Meer druk zetten hielp Loes niet. Het maakt hen alleen geïrriteerder, en Loes werd steeds meer het zwarte schaap. Sterker nog – ze werd nog door de voorzitter op het matje geroepen – of ze niet zo wilde zeuren.

Er is nog een tweede reden waarom naming & shaming niet werkt. Dit is een neurologische reden. Shaming zorgt voor een kortstondige motivatie om uit de situatie te komen. Alleen tegelijkertijd gaat het stressniveau ook omhoog.

Het gevolg is dat je steeds minder overtuigd bent dat jij makkelijk een oplossing kan creëren. Het gevolg – je wil de snelste en makkelijkste oplossing – in dit geval: de schuld leggen bij iemand anders.

Hoe kan je dit aanpakken zodat het wél werkt?

Slim beïnvloeden en motiveren

Met een methode die heeft ‘lifting the blame’- de schuld opheffen.

De druk opvoeren is prima. Sterker nog – het is heel goed om dit te doen, alleen daar moet je het nooit bij laten.

Je kan het beste de druk opvoeren door een plaatje te schetsen van wat er nu niet goed is, niet werkt, en irriteert, en wat er – als het plan gelukt is – wel werkt en op rolletjes loopt.

Zo ontstaat een contrast en daarmee een verlangen. Alleen dan komen de volgende stappen:

Je moet daarna twee dingen doen.

Stap één: haal hun schuld weg

De eerste stap: Geef ze een reden waarom het niet (helemaal) hun schuld is. Het is menselijk om in het drukke werk iets niet af te hebben – of misschien was het niet helder genoeg.

Door de druk van hen af te halen schieten ze niet meer in verweer, (het limbische systeem krijgt minder de overhand) – en hebben ze genoeg lucht om na te denken over moeite doen.

Het onbewuste gedachtepatroon gaat van: “het is te ingewikkeld, en hoe kom ik hier onderuit!”

Naar “ik wil hier iets aan doen, eens rustig kijken hoe ik dat het beste kan doen” Je geeft ze hiermee de ruimte om ernaar te kijken.

Het grappige is dat je niet hun motivatie wegneemt. Als je te maken hebt met enigszins normale mensen zonder heftige trauma – dan zullen ze nog steeds de opdracht goed uit willen voeren.